Inkoop en risicomanagement – Mee in verandering

Door Ton Weijers

Nog te vaak vinden er ongevallen plaats die leiden tot een ramp, crisis, zwaar letsel of de dood. Achteraf blijkt vaak dat de betrokken professionals ieder zo hun eigen rol hadden. Beperk bedrijfsrisico’s met gestructureerde samenwerking.

Bedrijfsrisico’s zijn in iedere organisatie volop aanwezig: inbraak, vandalisme, brand, bedrijfsongevallen, fraude. Dit kan leiden tot een ramp of crisis met gevolgen voor organisaties en maatschappij. Te weinig aandacht voor veiligheids- risico’s kan bedrijven bedreigen in hun voortbestaan, al is het maar door reputatieschade. Vaak vertrouwt men blindelings op de verzekering. Meer aandacht voor beheersing van de bedrijfsrisico’s kan veel problemen voorkomen en de bedrijfscontinuïteit beter waarborgen. Het sleutelbegrip daarbij is integrale veiligheid.

Integrale veiligheid

We weten allemaal dat er een verschil is tussen veiligheid en beveiliging. Veiligheid richt zich op het voorkomen van technische sto- ringen, natuurgeweld en (persoonlijke) ongevallen van medewerkers en bezoekers/leveranciers van een organisatie. Beveiliging bestaat uit alle maatregelen gericht op het voorkomen van moed- willig menselijk handelen om het bedrijfsproces te verstoren, zo- als sabotage en diefstal.

Integrale veiligheid is een optimale mix tussen veiligheid en beveiliging. Om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen is het zaak om mensen en processen zo breed mogelijk te analyseren. Risico’s volledig uitsluiten of afdekken is onmogelijk. Het gaat erom ze zorgvuldig in kaart te brengen en een afgewogen beslissing te nemen. Daarbij zijn er drie opties: uitsluiten, afdekken of dragen (in- clusief de beheersmaatregelen als een risico zich voordoet).

Mee met de verandering

National Safety at Work Platform (NSWP)

Het National Safety at Work Platform (NSWP) beoogt alle stakeholders op het gebied van veilig & gezond werken
bij elkaar te brengen. Met als doel door samenwerking een klimaat te creëren van waaruit een cultuur kan ontstaan die tot veilig gedrag leidt. Lees meer op www.nswp.eu.

Onder stroom

een elektrische handtakel is uitgerust met een ijzeren stang die over een rail loopt. Door beschadiging van de isolatie van de stroomdraad in de metalen schakelkast komt de stang onder stroom te staan. Door het te korte rubberen handvat komt de operator via zijn duim onder stroom te staan. Oorzaken? Fouten in specificatie, ontwerp, montage, afnametesten en lMra.

Rol inkoper

De rol van de inkoopprofessional in het inkoopproces is in het schema (zie ‘ Inkoop en risicomanagement’ pag. 67) in 7 stappen weergegeven. De inkoper heeft maximale invloed in de processtappen ‘voorbereiden’ en ‘specifi- ceren’. Die bepalen het ‘wat’. De processtappen ‘selecteren’ en ‘contracteren’ zijn transactiegericht op commerciële- en juridische bepalingen. De processtappen 5, 6 en 7 zijn logistiek gericht op administratie, nazorg en garantie.

Helaas krijgt de inkoper in veel organisaties een informerende en adviserende rol in de laatste drie stappen van het proces. Hij krijgt vaak te weinig autorisatie om een beslissende rol te spelen bij het aangaan van een inkoopovereenkomst. De inkoper draagt bij aan het bereiken van de organisatiedoelstellingen en daarbij aan het elimineren van organisatierisico’s. Daar zou de professionele inko- per zijn expertise op het gebied van veiligheid en beveiliging moe- ten kunnen laten zien. Er is moed voor nodig om bijvoorbeeld een onveilige overeenkomst te weigeren.

Een goede interactie is nodig tussen inkoper, behoeftesteller, opdrachtgever, veiligheidskundige en leverancier
Bij de uitvoering van de bedrijfsprocessen is het belangrijk dat zij het spel correct mogen spelen, zonder vrees voor functieverlies of angst in het dagelijks werk. Is een hijskraan over de keuringsdatum heen, dan moet een medewerker het gebruik ervan kunnen weigeren.

De inkoper moet in de inkoopovereenkomsten borgen dat eigen medewerkers en die van leveranciers veilig kunnen werken in zijn organisatie. Dit kan onder andere door de eis van hulpmiddelen en Last Minute Risk Analysis (LMRA) op te nemen in de inkoop- opdracht, en hoe die te organiseren en controleren. Voor een optimale bewustwording van veiligheidsrisico’s is het aan te bevelen dat alle betrokken medewerkers in het verwervingsproces beschik- ken over een VCA-Vol diploma. Dit helpt bij het vertalen van veiligheidsdoelstellingen naar selectie- en gunningscriteria.

Een goede inkoopopdracht maakt voor alle stakeholders vooraf duidelijk wat hun taak is en hoe ze die moeten uitvoeren. Daartoe dient vaak de getekende inkoopopdracht met bijlagen waarin staat wat er tussen partijen is overeengekomen. Voorbeelden van zulke bijlagen zijn een afgestemde specificatie, offerteaanvraag, inkoop- opdracht, factory acceptance test (FAT), site acceptance test (SAT), final acceptance test (FiAt), LMRA en risicoanalyse.

Rol veiligheidskundige

Een goede veiligheidskundige heeft kennis van arbo en veiligheid en beschikt over adviesvaardigheden. Doordat hij vaak te weinig wordt betrokken in het specificatietraject en pas achteraf een kopie krijgt van de inkoopopdracht, is veiligheid organiseren en borgen een inspannende opgave. Want daaruit komen aanvullende eisen aan de leveranciers en de eigen organisatie voort en daar loopt het in de uitvoering dan mis. Rampen als bij Chemie-Pack Moerdijk, de vuurwerkfabriek in Enschede en de brug in Alphen aan den Rijn maken invloed en gevolg zichtbaar van niet veilig handelen.

Rol behoeftesteller

De aanvrager of behoeftesteller stelt de specificatie van de behoefte op, bij voorkeur functioneel. De leverancier heeft dan maximale inbreng in functie-ondersteunend leveren. In werkelijkheid speci- ficeert die behoeftesteller meestal technisch en/of heel globaal. Vaak heeft hij de leverancier al geselecteerd en mondeling op- dracht gegeven. De daaruit voortkomende levering van goederen en diensten is niet altijd even veilig. Inkoper en veiligheidskundi- ge redden dan wat er te redden valt of besluiten tot volledige af- keuring. In principe volgen zij wat de behoeftesteller heeft be- paald. Maar zij mogen dit waar nodig ter discussie stellen.

Zijn de eisen ten aanzien van de veiligheid volledig verwoord in de technische specificatie, offerteaanvraag en inkoopovereenkomst bij de inkoop van de FYRA, dan is die op deze aspecten terecht af- gekeurd. Dit heeft wel geleid tot een maatschappelijk debacle van 650 euro per Nederlander. Het is de vraag of de vakbekwaamheid van de veiligheidskundige, inkoper, behoeftesteller, opdrachtgever

en leverancier destijds is aangesproken en er ethisch is gehandeld. De gebruikte materialen houden verband met de opdracht, maar ook bijvoorbeeld de veiligheid van het productieproces. Er vindt in de praktijk nog te weinig een audit plaats op het productieproces en het veiligheidsmanagement.

Rol opdrachtgever

De CEO heeft de primaire bevoegdheid voor alle besluiten binnen een organisatie. Hij delegeert die naar directieleden, afdelings- hoofden, behoeftestellers en inkopers. Middels de inkoopopdracht heeft de leverancier een gedelegeerde bevoegdheid om binnen een organisatie werkzaamheden uit te voeren, zoals inhuur en onder- houd. De CEO blijft primair aansprakelijk voor veiligheid en dekt dit meestal af met een aansprakelijkheidsverzekering. De CEO moet concreet zijn verantwoordelijkheid voor veiligheid nemen en mag zich niet verschuilen achter gedelegeerde opdrachten.

Rol leverancier

De focus van de leverancier ligt in aanvang sterk op het verkrijgen van een inkoopopdracht. Daartoe is het van belang een inkoper op te nemen in het tenderteam – de inkoper begrijpt tenslotte het best wat de inkoper van de potentiële klant vraagt. Een leverancier moet doorvragen op veiligheidsaspecten, zodat hij deze in zijn aanbieding concreet kan benoemen. Zo is het van belang de aan- dacht voor een LMRA te borgen. Te vaak krijgt de best opgeleide medewerker het ongeval. Te hoge werkdruk en angst voor represailles mogen geen voorrang krijgen boven veiligheid.

(Bron: Inkoop en Risicomanagement,  APRM)

Ton Weijers is inkoop accountmanager bij het ministerie van IenM en heeft veel managementervaring met inkoop en supply chain manage- ment. Hij is lid van het Nationaal Safety at Work Platform (NSWP) en de Association for Procurement & Risk Management (APRM).

Ton Weijers verzorgt op 5 april 2016 de workshop ‘Inkoop en risicomanagement’ op het congres Risicomanagement ‘Veiligheid: delen om te groeien’. Kijk op www.congresrisicomanagement.nl.

Download dit artikel in pdf

1| 2016
Safety&Health@Work